Desde que comencé este blog, la plantilla de control de horas extras excel ha sido una de las plantillas más solicitadas.
A menudo recibo consultas sobre cómo calcular las horas normales y las horas extras de los empleados según el ‘Tiempo de entrada’ y el ‘Tiempo de salida’.
Tampoco pude encontrar una buena plantilla de horas extras de Excel en línea, así que decidí hacer una.
Haga clic aquí para descargar la calculadora de hojas de tiempo de Excel
Esta es una plantilla de hoja de tiempo dinámica en Excel donde puede cambiar la fecha de inicio y los fines de semana. También puede especificar tarifas por hora (regular/horas extra).
Hay una plantilla de parte de horas semanal, quincenal y mensual en el archivo de descarga (cada una en una pestaña de hoja de trabajo separada).
Además, cuando imprima esta plantilla de parte de horas, encajará perfectamente en una sola página.
Plantilla de calculadora de parte de horas de Excel
Aquí hay una instantánea de la plantilla de hoja de tiempo semanal de Excel:
Tan pronto como ingrese el ‘Tiempo de entrada’ y el ‘Tiempo de salida’, la plantilla calcula automáticamente las horas regulares y las horas extra.
Si hay algún descanso (como el almuerzo) que no se paga, también puede ingresarlo. Con base en él, también calcula el pago total (considerando que hay tarifas por hora).
Esta plantilla de Excel está disponible en tres formatos: hoja de tiempo semanal, hoja de tiempo quincenal y hoja de tiempo mensual (proporcionadas como pestañas diferentes en el archivo de descarga).
Cómo usar esta plantilla de control de horas extras Excel
Estos son los pasos para usar esta plantilla de hoja de tiempo de Excel:
Seleccione la fecha de inicio de la semana.
Especificar el fin de semana. Puede seleccionar entre varias opciones en el menú desplegable. Las opciones incluyen: sin fin de semana, fin de semana de 1 día (lunes, martes…) o fin de semana de 2 días (viernes y sábados, sábados y domingos…). Tan pronto como seleccione el fin de semana, esos días se sombrearan en rojo en la hoja de tiempo.
Especifique la hora de inicio, el número de horas regulares y la tarifa por hora (regular y extra). La hora de inicio debe tener el formato hh:mm (formato de 24 horas). Por ejemplo, las 6 a. m. serían las 06:00 y las 6 p. m. serían las 18:00.
Si todas las horas de fin de semana se van a tratar como horas extra, seleccione la casilla de verificación . Si no se marca, las horas de fin de semana también se dividirán en horas regulares y horas extra.
Ingrese la hora de entrada y salida para una fecha y las horas de descanso (si corresponde). Esta hoja de tiempo de Excel tiene fórmulas que calcularán automáticamente el número total de horas regulares y horas extra (OT).
Tenga en cuenta que las horas de descanso se deducen automáticamente de las horas regulares.
Un par de puntos a tener en cuenta al usar esta plantilla de hoja de tiempo de Excel:
Hay una verificación incorporada para asegurarse de que ‘Tiempo de entrada’ no sea posterior al ‘Tiempo de salida’. La plantilla no permitiría al usuario ingresar la hora en tal caso. [Esto ha sido posible gracias a las reglas de validación de datos ] .
Si el turno de trabajo de un empleado o miembro del equipo se extiende hasta el día siguiente (por ejemplo, comienza a las 6:00 p. m. y finaliza a las 6:00 a. el tiempo es de 0:00 a 6:00.
No cambie ninguna fórmula en la hoja de tiempo. Solo haga las entradas en las columnas ‘Tiempo de entrada’ y ‘Tiempo de salida’. Al eliminar entradas, elimínelas sólo de las columnas ‘Tiempo de entrada’, ‘Tiempo de salida’ y ‘Horas de descanso’.
He cambiado los márgenes de la página para que quepa en una sola hoja cuando se imprima.
¿Qué fue necesario para hacer esta plantilla de calculadora de hoja de tiempo de Excel?
Fórmulas de Excel : se utiliza una serie de funciones de Excel, como FECHA, PARTIDO, INT, SI y SI.ERROR, para calcular los valores (como la fecha de selección o las horas regulares/horas extra) en esta plantilla de parte de horas.
Lista desplegable de Excel: se utiliza para permitir que el usuario seleccione el nombre del mes.
Casilla de verificación: se utiliza para permitir que el usuario especifique si los fines de semana se cobrarán a la tarifa de horas extra o no.
Rangos con nombre /: Estos se utilizan para hacer referencia a los datos en el back-end (en la pestaña de datos).
Formato Condicional .: Se utiliza para resaltar las filas cuando una fecha determinada es fin de semana.
Cómo crear plantilla excel horas extras mensuales
Te presento un ejemplo de una plantilla Excel para llevar el registro de horas extras mensuales:
En la primera fila, incluye títulos para cada columna, como «Mes», «Nombre del empleado», «Cargo», «Horas regulares trabajadas», «Horas extras trabajadas» y «Total de horas trabajadas».
En la fila siguiente, comienza a registrar la información correspondiente a cada mes. En la columna «Mes», escribe el nombre del mes (por ejemplo, «Enero»).
En la columna «Nombre del empleado», escribe el nombre del empleado que corresponde a ese mes.
En la columna «Cargo», escribe el cargo del empleado.
En la columna «Horas regulares trabajadas», escribe el número de horas regulares trabajadas por el empleado durante ese mes.
En la columna «Horas extras trabajadas», escribe el número de horas extras trabajadas por el empleado durante ese mes.
En la columna «Total de horas trabajadas», utiliza una fórmula para sumar las horas regulares y las horas extras trabajadas. Por ejemplo, si la fórmula que utilizaste para calcular las horas regulares fue «=C2+D2», entonces la fórmula para calcular el total de horas trabajadas sería «=C2+D2+E2».
Repite los pasos 2 a 7 para cada mes y cada empleado.
Tabla de Ejemplo:
| Mes |
Nombre del empleado |
Cargo |
Horas regulares trabajadas |
Horas extras trabajadas |
Total de horas trabajadas |
| Enero |
Juan Pérez |
Programador |
160 |
10 |
170 |
| Enero |
Ana Martínez |
Diseñadora |
150 |
15 |
165 |
| Febrero |
Juan Pérez |
Programador |
170 |
5 |
175 |
| Febrero |
Ana Martínez |
Diseñadora |
155 |
20 |
175 |
| Marzo |
Juan Pérez |
Programador |
175 |
15 |
190 |
| Marzo |
Ana Martínez |
Diseñadora |
145 |
25 |
170 |
Preguntas frecuentes (FAQ)
Dado que recibo muchas consultas sobre el uso de esta plantilla de parte de horas, pensé en crear esta sección de preguntas frecuentes para responder algunas de sus consultas.
P: Solo veo la plantilla de parte de horas semanales. ¿Dónde están las plantillas bimensuales y mensuales?
Respuesta: Las tres plantillas de hojas de tiempo que proporcione como pestañas separadas. Encontrarás las otras plantillas cuando hagas clic en la pestaña de la plantilla (las pestañas se han nombrado en consecuencia).
P: ¿Qué pasa si quiero realizar un seguimiento del tiempo de varios empleados usando esta plantilla de hoja de tiempo? ¿Cómo lo hago?
Respuesta: esta plantilla está hecha para una persona por hoja. Si necesitas realizar un seguimiento de varios empleados o miembros del equipo, debes crear varias hojas en ese caso.
P: ¿Puedo grabar varias hojas en la misma plantilla?
Respuesta: Esta plantilla está hecha solo para un turno de tiempo, que puedes especificar mencionando la hora de inicio y la cantidad de horas regulares.
P: ¿Puedo imprimir esta plantilla de registro de horas?
Respuesta: Sí, estas plantillas de hojas de tiempo se han hecho para que quepan en una sola página cuando se imprimen . Puedes ir a Archivo y luego hacer clic en Imprimir, o usar el atajo de teclado Control + P. Esto abrirá la página de vista previa de impresión.
P: En la plantilla de hoja de tiempo mensual, cuando selecciono el 1 de febrero como fecha de inicio, ¿por qué todavía me muestra las fechas del próximo mes?
Respuesta: La hoja de tiempo mensual está hecha para cubrir 31 días en total. Por lo tanto, le mostrará 31 días, a partir de la fecha que haya especificado.
P: ¿Cómo debería ser el formato de horas extras en excel?
Respuesta: El formato de horas extras en Excel dependerá de cómo desees presentar la información. A continuación te presento algunas opciones:
Formato de horas y minutos: Si deseas presentar las horas extras en un formato de horas y minutos, puedes utilizar el formato «hora:minuto». Por ejemplo, si un empleado trabajó 2 horas y 30 minutos de horas extras, puedes escribir «2:30» en la celda correspondiente. Al seleccionar esta celda y hacer clic en «Formato de celdas» en el menú «Inicio», podrás elegir el formato «hora:minuto» en la pestaña «Número».
Formato de decimales: Si deseas presentar las horas extras en un formato de decimales, puedes dividir el número de minutos trabajados entre 60 para obtener el equivalente en horas. Por ejemplo, si un empleado trabajó 2 horas y 30 minutos de horas extras, puedes escribir «2.5» en la celda correspondiente (30 minutos son 0.5 horas). Al seleccionar esta celda y hacer clic en «Formato de celdas» en el menú «Inicio», podrás elegir el formato «número» en la pestaña «Número».
