Formato control de asistencia laboral

Formato control de asistencia laboral

Si necesita una forma infalible de realizar un seguimiento de las horas de trabajo de sus empleados y, al mismo tiempo, asegurarse de que se les pague correctamente, necesita una hoja de asistencia de los empleados .

Una plantilla de hoja de asistencia le permitirá ahorrar tiempo y dinero al realizar un seguimiento de las horas facturables de su equipo.

En este artículo, proporcionaremos tres útiles plantillas de hojas de asistencia para empleados para evitarle la molestia de crear una nueva hoja de asistencia desde cero. Como beneficio adicional, también revelaremos una excelente alternativa a las hojas de asistencia.

Variedad de Formato libro de asistencia laboral

Vamos a ver varias plantillas de hojas de asistencia para empleados. Estas útiles plantillas de hojas de asistencia de muestra tienen todo lo que necesita para realizar un seguimiento de la asistencia y las horas de sus equipos.  Están disponibles como hojas de asistencia imprimibles gratis en formatos de hoja de cálculo PDF y Excel. ¡Todo lo que le queda por hacer es descargarlos y comenzar a usarlos hoy!

Ahora echemos un vistazo a los diferentes tipos de hojas de asistencia: 

  1. Hoja de asistencia diaria del empleado 

Hoja de asistencia diaria del empleado

Una plantilla de hoja de asistencia diaria imprimible gratuita es útil si paga a sus empleados por las horas que dedican. Aquí puede ver si un empleado registró o no el día.

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  1. Hoja de asistencia semanal del empleado 

Hoja de asistencia semanal del empleado

Una plantilla de hoja de cálculo de asistencia semanal del empleado es útil si su ciclo de facturación sigue un horario semanal. Aquí puede ver la asistencia y las horas de un miembro del equipo durante toda la semana.

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  1. Hoja de asistencia mensual del empleado 

Hoja de asistencia mensual del empleado

La hoja de asistencia mensual le ayudará a realizar un seguimiento de la cantidad de días trabajados por los empleados cada mes. Si paga a sus empleados, contratistas y autónomos mensualmente, la plantilla de la hoja de asistencia mensual debería ser su opción.

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¿Qué es una hoja de asistencia del empleado?

Una hoja de asistencia de un empleado es un documento que registra la presencia, ausencia, licencia por enfermedad y otros datos de asistencia de los empleados con fines de nómina o programación. A veces denominado rastreador de asistencia, las hojas de asistencia son útiles para rastrear y documentar las horas de los empleados. Este sistema de asistencia es similar al que suelen utilizar las instituciones educativas para documentar la asistencia de los estudiantes.

Parte de la información que generalmente contiene la plantilla de seguimiento de asistencia incluye:

  • Nombre de empleado.
  • Datos personales como dirección, número de teléfono, número de empleado, etc.
  • Si estaban presentes o ausentes.
  • La hora en que entraron y salieron.
  • Razón de la ausencia o tardanza.

Para ahorrar tiempo, puede utilizar la plantilla de hoja de asistencia imprimible gratuita y personalizarla para que se adapte a sus necesidades.

¿Cómo pueden ayudar las hojas de asistencia de los empleados?

Así es como las hojas de asistencia de los empleados pueden impulsar su proceso de gestión de asistencia:

  1. Planificación y programación simplificadas

El seguimiento de las horas de trabajo y la asistencia de cada empleado puede ser un desafío, especialmente para empresas en crecimiento y organizaciones más grandes. Las hojas de asistencia lo ayudan a realizar un seguimiento de la asistencia, para que pueda ver quién está ausente, presente, enfermo, de licencia, que llega tarde, etc. Pueden ayudarlo a planificar y programar tareas para el día entre los empleados que están presentes. De esta forma, puede distribuir la carga de trabajo y planificar sus turnos en consecuencia.

  1. Identificar problemas de asistencia

Al registrar la asistencia y luego evaluar sus hojas de asistencia, puede tener una idea de qué empleados faltan continuamente al trabajo o llegan tarde con frecuencia. El ausentismo de los empleados tiene un impacto en el negocio, afectando la productividad y la moral del equipo. Entonces, una vez que haya identificado los problemas de asistencia, puede abordarlos con el empleado ausente crónicamente para reducir el impacto en su negocio y el resto del equipo.

  1. Optimiza la nómina y la facturación

El seguimiento de la asistencia de los empleados lo ayuda a registrar los datos de asistencia para que pueda pagar a su equipo con precisión por su tiempo de trabajo facturable. Las hojas de asistencia también se pueden usar para calcular cuántos días y horas dedicó su equipo a cada proyecto para varios clientes. De esta manera, puede calcular cuántas horas facturables se gastaron en cada proyecto y facturar a sus clientes la cantidad correcta.

¿Cuáles son las limitaciones de las hojas de asistencia de los empleados?

En el pasado, los datos de asistencia de los empleados se completaba manualmente en una hoja de papel o en un libro de registro, lo cual era un proceso engorroso y plagado de errores. Con el tiempo, la hoja de asistencia regular se transformó en un formulario de asistencia digital o tarjeta de tiempo. Pero, incluso estas nuevas sábanas tienen sus desventajas.

Estas son las principales limitaciones de las hojas de asistencia de los empleados:

  1. Dificultad para rastrear permisos y horas extraordinarias

Con este método, los empleados tendrán que calcular sus propias horas extra, el tiempo de vacaciones acumulado, los días de enfermedad, etc. O tendrían que pedirle constantemente a usted oa un representante de recursos humanos que lo calcule por ellos.

Esto no solo requiere mucha mano de obra, sino que las posibilidades de cometer un error también son altas. Si utiliza un sistema automatizado en su lugar, esta información será precisa y estará disponible para los empleados con solo hacer clic en un botón. Además, las leyes laborales estatales y federales con respecto a las licencias y las horas extraordinarias siempre están cambiando. Con un sistema manual, cualquier error cometido al calcular las horas extraordinarias y las hojas puede llevar a su empresa a problemas.

  1. Falta de funciones de evaluación de la productividad

Usar una hoja de seguimiento de asistencia de los empleados para determinar la productividad puede ser un juego de adivinanzas.

¿Por qué?

Estas hojas sólo reflejan si un empleado trabajó o no en un día en particular, pero no las tareas en las que trabajó, por lo que tendrá que averiguarlo por sí mismo. Las hojas de asistencia no muestran qué tan productivos son los empleados cuando trabajan en tareas o proyectos específicos. Tampoco proporcionan informes sobre cómo pasan su tiempo en el trabajo. Para obtener una imagen más clara de la productividad, debe averiguar cuántas horas dedicaron a realizar tareas y proyectos. También tendrá que ver si pueden trabajar sin distracciones como las redes sociales.

  1. Desafíos de la nómina y la facturación

Las hojas de asistencia (hoja de cálculo de Excel, PDF o basadas en Word) son tan precisas como la información completada. Si los tiempos registrados en esa plantilla de Excel son inexactos, los pagos también serán incorrectos. Además, los empleados deshonestos pueden ingresar las horas incorrectas a propósito. Simplemente, hay demasiado margen para el error humano.

Los errores, ya sean intencionales o no, pueden dar lugar a una nómina y facturación incorrectas. Esto puede afectar la rentabilidad de la empresa a tiempo. Si bien una plantilla de registro de asistencia de los empleados puede ser útil para realizar un seguimiento de la asistencia de los empleados, puede convertirse en una carga completarla manualmente todos los días. Además, la forma antigua de calcular los salarios con una calculadora simplemente lleva demasiado tiempo.

Entonces, ¿cómo puede facilitar el seguimiento de la asistencia y la nómina?

Si bien puede contratar a un empleado de tiempo completo para administrar sus registros de asistencia, ofreceremos una solución más rentable para administrar la asistencia de los empleados.

Es evidente que las hojas de asistencia tienen sus limitaciones. Estos problemas pueden tener mayores implicaciones para la productividad y la rentabilidad de su empresa. Afortunadamente, existe una mejor solución para realizar un seguimiento de la asistencia: el software de seguimiento del tiempo y la asistencia. Estos le ayudan a registrar la asistencia y evaluar la productividad de su equipo. Existen muchos programas de este tipo en el mercado que le podrán ayudar.

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