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El estado de Nueva York publica la primera guía sobre la nueva ley de licencia por enfermedad con goce de sueldo

Como informamos anteriormente, la ley de Licencia Pagada por Enfermedad del Estado de Nueva York (“NYSPSL”) entró en vigencia el 30 de septiembre de 2020. Si bien los empleados no pueden tomar licencia por enfermedad bajo NYSPSL hasta el 1 de enero de 2021, quedan muchas preguntas sobre las obligaciones de los empleadores. bajo la ley. El 21 de octubre, en medio de este período interino, el Departamento de Trabajo del Estado de Nueva York («NYS DOL») publicó una serie de Preguntas frecuentes abordar algunas de las ambigüedades de la ley, pero quizás plantear otras. Las conclusiones clave se resumen a continuación.

Año calendario definido

  • “Año calendario” significa el período de 12 meses desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre.
  • Para otros fines, incluido el uso y la acumulación de licencias, los empleadores pueden establecer un año calendario para significar cualquier período de 12 meses.

Elegibilidad del empleado

  • Todos los trabajadores del sector privado en el estado de Nueva York ahora están cubiertos por NYSPSL, independientemente de la industria, la ocupación, el estado de tiempo parcial, el estado de exención de horas extras y el estado estacional.
  • Los empleadores sin fines de lucro también deben cumplir con la ley.
  • Los empleadores de otros estados deben proporcionar NYSPSL a los empleados que trabajan físicamente en el estado de Nueva York.

Determinación del tamaño del empleador

  • Bajo NYSPSL, la cantidad de licencia por enfermedad que debe proporcionar un empleador cubierto está determinada por el tamaño del empleador y los ingresos netos en un año calendario determinado. Sin embargo, las preguntas frecuentes no abordan cómo se determina el tamaño del empleador (a nivel estatal o nacional), ni amplían el cálculo del “ingreso neto”.
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Trabajadores a distancia

  • Los empleadores no pueden exigir a los empleados que trabajen desde casa o trabajen a distancia en lugar de tomar una licencia por enfermedad. Sin embargo, un empleador puede ofrecer a los empleados la opción de trabajar desde casa o trabajar a distancia como alternativa al uso de NYSPSL. Si los empleados aceptan voluntariamente trabajar desde casa o trabajar a distancia, retendrán cualquier licencia por enfermedad pagada o no pagada que hayan acumulado.

Usos permitidos

  • NYSPSL permite que los empleados utilicen la licencia por enfermedad para la atención médica preventiva, entre varias otras razones. Las preguntas frecuentes aclaran que debido a que la licencia por enfermedad puede usarse para atención médica preventiva: (i) cubriría ausencias para citas médicas de rutina, como citas con el dentista y el oftalmólogo; y (ii) puede cubrir ausencias debido al cierre temporal del lugar de trabajo del empleador debido a una emergencia de salud pública.
  • La necesidad de una licencia por duelo no es una razón válida bajo NYSPSL.

Cálculo de la acumulación, el pago y las horas trabajadas

  • A los efectos de calcular las “horas trabajadas” al aplicar el método de acumulación, se cuentan el tiempo de guardia, el tiempo de capacitación y el tiempo de viaje; el tiempo de bonificación y sujeto a llamada no
  • Cuando a los empleados se les paga sobre una base no horaria, la acumulación de licencia por enfermedad se mide por el tiempo real dedicado a realizar el trabajo.
  • A los empleados a los que se les paga más de una tasa de pago se les debe pagar por licencia según el promedio ponderado de esas tasas.
  • Los empleadores no están obligados a pagar por el tiempo NYSPSL acumulado pero no utilizado al momento de la terminación, aunque el empleador debe mantener una política a tal efecto.

Sin período de espera de uso

  • Los empleadores no pueden establecer un período de espera de uso de licencia por enfermedad para las nuevas contrataciones. Los empleados contratados a partir del 1 de enero de 2021 pueden usar su NYSPSL a medida que se acumula.
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Interacción con otras leyes

  • Las preguntas frecuentes guardan silencio sobre si dejar bajo NYSPSL y salir bajo la Ley de Tiempo de Seguridad y Enfermedad Ganado de la Ciudad de Nueva York (“ESSTA”) puede ejecutarse al mismo tiempo. Sin embargo, la respuesta de las preguntas frecuentes a la pregunta sobre si los empleados pueden presentar quejas en la ciudad de Nueva York por violación de la ley estatal parece indicar que sí lo hacen: “La ciudad de Nueva York puede seguir haciendo cumplir las disposiciones de Dejar la Ley en la medida en que dichas disposiciones cumplan o superen el estándar final o los requisitos de hora mínima y uso establecidos en la Ley de Licencia Pagada por Enfermedad del Estado de Nueva York, según lo determine el Comisionado de Trabajo «. Presumiblemente, lo mismo es cierto para la ley de Licencia por enfermedad ganada del condado de Westchester, aunque las preguntas frecuentes guardan silencio sobre ese punto.
  • La licencia bajo NYSPSL es un beneficio adicional a la licencia COVID-19 del estado de Nueva York.
  • La licencia bajo NYSPSL es adicional a cualquier otro derecho de licencia federal o estatal aplicable, aunque los empleados pueden optar por usar NYSPSL al mismo tiempo que la licencia familiar pagada (“PFL”) si su empleador lo permite. Tomar la licencia por enfermedad al mismo tiempo que el PFL puede permitir que el empleado reciba su salario completo por la totalidad o parte de la licencia. Sin embargo, un empleado no puede recibir más que su salario completo mientras recibe los beneficios del PFL.
  • Los empleadores que ofrecen PTO en exceso de lo que exigen los requisitos de transferencia, acumulación y uso de NYPSL no están sujetos a ninguna obligación adicional conforme a la ley.

Aviso

  • No existe un aviso específico o un requisito de período de tiempo bajo la ley, siempre que, sin embargo, el empleado haga una solicitud oral o escrita al empleador antes de usar la licencia por enfermedad acumulada. Los empleadores pueden renunciar por completo a este requisito.

Acuerdos de negociación colectiva («CBA»)

  • Los convenios colectivos celebrados a partir del 30 de septiembre de 2020 pueden proporcionar diferentes beneficios de licencia siempre que sean «beneficios comparables para los empleados» a los requeridos por NYSPSL, y el convenio colectivo reconoce específicamente las disposiciones de la Sección 196-b de la Ley Laboral. .
  • El NY DOL recomienda que los “beneficios comparables para los empleados” se identifiquen y etiqueten explícitamente como tales en el CBA para evitar confusiones o malentendidos.
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Conclusiones del empleador

A pesar de que la emisión de las preguntas frecuentes y la NYSPSL han estado en vigor durante más de tres semanas, aún quedan algunas preguntas sobre las obligaciones del empleador en virtud de la ley. Las preguntas frecuentes actualmente no brindan a los empleadores una guía clara y definitiva sobre una serie de preguntas críticas, que incluyen:

  • Tamaño del empleador: Para determinar la cantidad de licencia que los empleadores deben proporcionar bajo NYSPSL, ¿deben los empleadores contar a sus empleados en todo el país o solo a los del estado de Nueva York?
  • Cálculo de «Ingresos netos»: Para determinar la cantidad de licencia que los empleadores deben proporcionar según el NYSPSL, ¿cómo deben calcular los empleadores sus «ingresos netos»?
  • Tiempo de enfermedad de carga anticipada: Si un empleador anticipa la licencia por enfermedad al comienzo del año, ¿se libera el empleador de las obligaciones de transferencia?
  • Límite de transferencia: ¿Pueden los empleadores poner un límite máximo a la cantidad de licencia por enfermedad que debe transferirse de un año calendario al siguiente año calendario?
  • Documentación razonable: ¿Pueden los empleadores exigir a los empleados que utilizan la licencia por enfermedad que proporcionen documentación razonable que demuestre que la ausencia fue por una razón cubierta?

Si bien continuaremos monitoreando los desarrollos de NYSPSL (además de las recientes enmiendas a la ESSTA), los empleadores deben revisar sus políticas de licencia por enfermedad existentes para garantizar el cumplimiento a la luz de las preguntas frecuentes. Los empleadores también deben continuar monitoreando el sitio web del NY DOL para obtener regulaciones u orientación adicionales.

* Jamie Moelis es asistente legal en el Grupo de Práctica Laboral y de Empleo

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