De acuerdo con la ley de prevención de riesgos, ley 31/1995, el empresario deberá elaborar y conservar a disposición de la autoridad laboral y sanitaria la siguiente documentación:

Plan de prevención de riesgos laborales.

Evaluación de riesgos para la seguridad y salud en el trabajo

Planificación de la actividad preventiva, medidas de protección y de prevención a adoptar, material que debe utilizarse..

Práctica de los controles del estado de salud de los trabajadores, conclusiones obtenidas…

Relación de accidentes de trabajo, enfermedades profesionales que hayan causado al trabajador una incapacidad laboral superior a un día de trabajo.

El empresario está obligado a notificar por escrito a la autoridad laboral los daños para la salud de los trabajadores a su servicio que se hubieran producido con motivo del desarrollo de su trabajo.

Aparte de estos documentos obligatorios con carácter general, para determinados sectores o riesgos existen obligaciones documentales específicas: 

Construcción

En cada obra existe la obligación de elaborar un estudio de seguridad y salud y a partir de ese estudio un plan de seguridad y salud, que integrará la evaluación de riesgos y la planificación, un libro de incidencias con fines de control y seguimiento del plan, y un libro de subcontratación en el que cada contratista reflejará cronológicamente las subcontratas realizadas.

Agentes biológicos

La empresa debe disponer la documentación sobre los resultados de las evaluaciones y la lista de trabajadores expuestos a agentes biológicos de los grupos 3 y 4. Dicha lista junto con los historiales médicos deben conservarse durante un plazo mínimo de 10 años, después de finalizada la exposición. También existe la obligación de notificación a la autoridad laboral sobre el empleo de los agentes.

Agentes cancerígenos

La empresa deberá conservar la lista de trabajadores expuestos y los historiales médicos durante 40 años después de finalizada la exposición.

Actividades con riesgo de amianto

Las empresas están obligadas a conservar y mantener actualizada la siguiente documentación: Ficha de inscripción presentada en el registro de empresas con riesgo de amianto, planes de trabajo aprobados, fichas para el registro de datos de la evaluación de la exposición en los trabajos con amianto y fichas para el registro de datos sobre vigilancia sanitaria específica de los trabajadores.

Actividades con riesgos de radiaciones ionizantes

Las empresas deben registrar, un historial dosimétrico individual que estará a disposición del trabajador. Las dosis recibidas durante la vida laboral y deben ser archivadas durante un período mínimo de 30 años.

Establecimientos con riesgo de accidentes graves

Las empresas están obligadas a elaborar un informe de seguridad con el objeto de demostrar que se ha establecido una política de prevención de accidentes graves y un sistema de gestión en la seguridad y que debe presentarse para la evaluación, ante el órgano competente de la Comunidad Autónoma.

Riesgos derivados de atmósferas explosivas en el lugar de trabajo

El empresario se encargará de que se elabore un documento de protección contra explosiones.